人事業務とは

近年、人事部門は採用や労務管理に加え、人材育成や組織開発など役割が広がり、業務は増大・複雑化しています。また、担当者に依存した属人化が起きやすく、異動や退職によって業務が滞るリスクもあります。さらに、紙やExcel中心の運用が残ることでDXが進みにくく、情報共有やデータ活用が遅れる要因になっています。

そのため、人事業務の効率化は作業削減にとどまらず、安定運用と競争力強化にもつながる重要な取り組みといえます。

優先的に効率化すべき5つの人事業務

人事業務は多岐にわたり、担当者の負担が集中する領域は企業ごとに異なります。ここでは、多くの企業で共通して効率化の効果が大きい5つの領域を整理します。それぞれの業務の特徴を理解することで、優先順位をつけた改善計画を立てやすくなります。

1. 採用業務

採用業務は、人事業務の中でも特に工数がかかる領域です。求人票作成、応募者管理、面接調整、評価の取りまとめなど、多くのプロセスが発生します。採用管理システム（ATS）を活用することで、応募者情報の一元管理や面接日程調整の自動化が可能になり、採用担当者の負担を大きく軽減できます。

採用業務の効率化について詳しく知りたい方は、以下の記事で詳しく解説しているので、ぜひ参考にご覧ください。
参考：採用業務を効率化する6つの方法｜実践手法とおすすめツールを目的別に解説

2. 労務管理・給与計算

労務管理や給与計算には、勤怠集計、契約管理、社会保険手続き、給与計算などの定型業務が多く含まれます。これらの業務は正確性が求められるため、手作業では確認作業に多くの時間がかかります。クラウド型の労務管理システムを導入することで、入力ミスの防止や処理スピードの向上が期待できます。

3. 人材育成・研修

社員のスキルアップやリスキリングは、企業の競争力を高める重要な取り組みです。しかし、研修計画の作成や受講状況の管理、成果測定などの業務は煩雑になりやすい傾向があります。eラーニングやLMS（学習管理システム）を活用することで、研修運用の効率化と教育データの一元管理が可能になります。

4. 人事評価

人事評価の運用では、評価シートの配布・回収、評価結果の集計、フィードバック管理など多くの作業が発生します。人事評価システムを導入することで、評価プロセスのデジタル化やデータ集計の自動化が可能となり、評価運用の負担を軽減できます。

5. 人事データ管理

人事業務では、社員情報、評価履歴、研修履歴など多くのデータを扱います。これらをExcelや紙で管理していると、情報の更新や共有に時間がかかり、業務の属人化につながります。人事管理システムを活用してデータを一元管理することで、情報の検索性が向上し、人材データを戦略的に活用できるようになります。

人事業務を効率化する3つの方法

効率化を進めるには、現状の業務を整理し、改善できるポイントを見つけることが重要です。ここでは、人事業務の効率化を進めるための3つの方法を紹介します。

1. ツール・システムの導入

人事業務では、応募者管理や勤怠管理、評価データの集計など、繰り返し発生する作業が多くあります。人事管理システムや採用管理システムなどのクラウドツールを導入することで、情報の一元管理や業務の自動化が可能になります。こうしたデジタル技術を活用した業務改善は「人事DX」とも呼ばれ、人事業務の効率化だけでなく、人材データの活用にもつながります。

2. アウトソーシングの活用

すべての人事業務を社内で対応するのではなく、一部を外部に委託する方法もあります。特に、給与計算や社会保険手続きなどの専門性が高く定型的な業務は、アウトソーシングと相性が良い領域です。外部の専門業者に委託することで、人事担当者の負担を軽減できます。その結果、人事担当者は採用戦略や人材育成など、より付加価値の高い業務に集中できるようになります。

3. 業務フローの標準化・ペーパーレス化

業務手順が担当者ごとに異なると、作業効率が下がるだけでなく、ミスや属人化の原因になります。業務フローを整理し、マニュアルや共通フォーマットを整備することで、誰でも同じ手順で業務を進められるようになります。また、紙書類で管理している業務をデジタル化することで、情報検索や共有がしやすくなり、人事データの活用も進みます。

人事業務効率化を進める5つのステップ

人事業務の効率化を進めるには、やみくもにツールを導入したり、部分的な改善にとどめたりするのではなく、全体の流れを踏まえた計画的な取り組みが重要です。ここでは、多くの企業で実践されている人事業務効率化の基本ステップを紹介します。

1. 業務の洗い出しと可視化

まずは現状の人事業務を洗い出し、業務の流れを可視化します。採用、労務、評価、給与計算などの業務を細かく分解し、担当者、作業時間、使用ツール、発生頻度などを整理します。業務の全体像を整理することで、どの業務に時間がかかっているのか、重複作業や無駄がどこにあるのかを把握できます。業務フローチャートや役割分担表を作成すると、部門間の連携状況も明確になります。

2. 課題整理と優先度付け

業務を可視化したら、その中から改善効果の大きい業務を特定します。作業量が多い業務やミスが発生しやすい業務、担当者に依存している業務などは、優先的に改善を検討すべきポイントです。優先順位を整理することで、限られたリソースを効果の高い改善に集中させることができます。

また、短期的に改善できる取り組みと中長期的に取り組むべき改革を分けて整理しておくと、計画的に効率化を進めやすくなります。

3. 改善施策の選定

課題が明確になったら、それぞれの業務に適した改善施策を検討します。たとえば、採用管理や労務管理などの業務はシステムを導入することで手作業を減らすことができます。また、給与計算や社会保険手続きなど専門性の高い業務はアウトソーシングを活用することで負担を軽減できます。

さらに、業務マニュアルやフォーマットを整備して業務を標準化することで、担当者に依存しない業務体制を構築することも可能です。

4. 実行計画の立案と推進

改善施策を決めた後は、具体的な実行計画を立てて取り組みを進めます。導入スケジュールや担当者、必要な研修内容、成果を測定する指標などを明確にすることで、計画的にプロジェクトを進めることができます。新しいツールや業務プロセスは現場での抵抗が生まれることもあるため、まずは一部の業務で試験的に導入し、効果を確認しながら段階的に展開していく方法が有効です。

5. 効果測定と改善

施策を導入した後は、定期的に成果を評価し、改善を続けることが重要です。業務時間の削減やミスの減少、社員満足度の変化などを確認しながら、施策の効果を検証します。改善サイクルを継続的に回すことで、制度変更や働き方の変化にも柔軟に対応できる体制を整えることができます。

人事業務の効率化に役立つツール8選

人事業務の効率化を進めるためには、業務内容や課題に応じて適切なツールを導入することが重要です。人事領域にはさまざまなツールがありますが、主に次の4つのカテゴリーに分類できます。

それぞれのツールは、解決できる課題や得意とする業務領域が異なります。自社の人事業務の課題に合わせて適切なツールを選ぶことで、業務の効率化を大きく進めることができます。ここからは、それぞれのツールの特徴や活用ポイントを紹介します。

1. 人事管理システム2選

人事管理システムは、従業員情報を一元管理するためのシステムです。氏名や連絡先、雇用形態といった基本情報だけでなく、異動履歴やスキル情報、研修受講歴などの人材データをまとめて管理できます。また、必要な情報をすぐに検索・共有できるため、データを活用した人材配置や人事戦略の意思決定にも役立ちます。

1-1. カオナビ

カオナビは、社員のスキルや評価、経験などの人材情報を一元管理できるクラウド型の人事管理システムです。社員情報を可視化することで、人材データをもとにした配置や育成の検討を行いやすくなります。社員情報を視覚的に把握できる機能が充実しており、人材データを活用した組織づくりを進めたい企業に向いています。

参考：https://www.kaonavi.jp/

1-2. ヒトマワリ

ヒトマワリは、人事情報のマスターデータを作り、その活用と業務効率を高めるHRDP（Human Resource Data Platform）を提供しています。組織づくりやビジネスに関する情報もすべてパーソナルデータとして収集・蓄積・分析し、そのアウトプットまでを一元管理できるクラウド型戦略人事システムです。

人材データを蓄積・分析することで、組織づくりや人事戦略の立案に活用できるため、データドリブンな人事を実現したい企業に適したツールといえます。

参考：https://www.hitomawari.jp/

2. 採用管理システム2選

採用管理システム（ATS）は、求人票の作成から応募者管理、面接スケジュール調整、評価記録までを一元的に管理できるツールです。ATSを導入することで、応募者情報や選考状況を一画面で把握できるようになり、採用活動の見える化が進みます。

また、近年はAI機能を搭載したシステムも増えており、応募書類のスクリーニングや候補者マッチングの自動化により、採用担当者の業務負担を大きく軽減できます。

2-1. 採マネnext

採マネnextは、採用のコミュニケーションと業務効率の両方を解決するツールです。他の採用管理ツールと同様に説明会や面接のスケジュールの自動化、他媒体との連携や一元管理はもちろん、LINEを活用して候補者とのコミュニケーションを効率化し採用成功まで導きます。候補者との接点を強化しながら、採用業務を効率化したい企業に適したツールといえます。

参考：https://line-next.com/

2-2. らくるーと

らくるーとは、LINEを活用して採用業務を効率化できる採用管理ツールです。応募者との連絡や選考案内などのコミュニケーションをLINE上で行えるため、候補者とのやり取りをスムーズに進めることができます。
また、LINE採用に必要な機能が標準搭載されており、応募者管理や選考状況の把握も簡単に行えます。SNSやLINEを活用した採用活動を強化したい企業に向いているツールです。

参考：https://rakuruit.jp/

3. 労務管理システム2選

労務管理システムは、勤怠管理や給与計算、社会保険手続きなどの労務関連業務を効率化するツールです。従業員の出退勤データを自動で集計できるため、残業時間や休暇取得状況をリアルタイムで把握できます。

また、社会保険の電子申請や年末調整のオンライン化にも対応でき、書類作成や提出の手間を削減できます。法改正への自動対応機能を備えたシステムを導入すれば、労務業務の負担軽減だけでなく、コンプライアンス対応の強化にもつながります。

3-1. SmartHR 労務管理

SmartHRは、入社手続きや雇用契約、住所変更、扶養変更、年末調整などの労務手続きをオンラインで管理できるクラウド型労務管理システムです。従業員はスマートフォンやPCから手続きを行うことができ、入力された情報は自動的に従業員データベースへ反映されます。

これにより、紙書類による手続きやデータ入力の手間を削減でき、人事担当者の業務負担を軽減できます。また、常に最新の従業員情報を一元管理できるため、人事データの活用にもつながります。

参考：https://smarthr.jp/

3-2. ジョブカン労務

ジョブカン労務HRは、入退社手続きや社会保険・労働保険の申請、年末調整などの労務業務をクラウド上で管理できる労務管理システムです。帳票作成から提出までをシステム上で完結できるため、手作業による書類作成の負担を大きく減らすことができます。労務手続きを効率化しながら、従業員情報を一元管理したい企業に向いているツールです。

参考：https://lms.jobcan.ne.jp/

4. タレントマネジメントシステム

タレントマネジメントシステムは、社員のスキルや評価、キャリア情報などの人材データを一元管理し、人材配置や人材育成に活用するためのシステムです。社員の能力や経験を可視化することで、適切な人材配置や後継者育成など、戦略的な人材マネジメントを実現できます。

また、人材データを分析することで、離職リスクの把握や育成計画の最適化にも活用できます。組織全体のパフォーマンス向上を目指す企業にとって重要なツールといえます。

4-1. タレントパレット

タレントパレットは、人材データの管理から分析までを一体化したタレントマネジメントシステムです。社員のスキルや評価、経験などのデータを可視化し、人材配置や育成計画に活用できます。

また、人材データを分析することで、次世代リーダーの育成や離職防止、採用戦略の改善など、データに基づいた人事戦略の立案を支援します。人材データを活用した戦略人事を進めたい企業に向いているツールです。

参考：https://www.pa-consul.co.jp/talentpalette/

4-2. HRMOS タレントマネジメント

HRMOSタレントマネジメントは、社員の経歴やスキル、評価情報などの人材データを一元管理し、人事業務の効率化とデータ活用を支援するシステムです。使いやすい操作性とサポート体制が特徴で、初めてタレントマネジメントシステムを導入する企業でも利用しやすい点が強みです。
蓄積された人材データを分析することで、適切な人材配置や離職率の改善、組織パフォーマンスの向上などに役立てることができます。

参考：https://hrmos.co/hr/

人事業務の効率化につながる採用説明の自動化

人事業務の効率化を進めるには、特定業務を自動化することが効果的です。特に採用業務では、会社説明や業務内容の説明など、同じ内容を繰り返し伝える場面が多く発生します。こうした業務は、動画を活用することで自動化できます。

会社説明やカジュアル面談の内容を動画化すれば、採用担当者が毎回説明する必要がなくなり、面談や選考など本来注力すべき業務に時間を使えるようになります。

さらに、動画内に設問を設置し、回答に応じて説明内容が変わる仕組みを活用すれば、候補者一人ひとりに合わせた情報提供も可能になります。これにより、採用担当者の業務負担を減らしながら、候補者体験の向上にもつながります。

こうした採用説明の自動化を実現できるツールが、Video Agent「TALKsmith」です。TALKsmithでは、プレゼン動画に設問を表示し、回答に応じて内容が変化するインタラクティブな動画を作成できます。会社説明やカジュアル面談を動画化することで、説明業務を削減しながら候補者ごとに最適な情報提供が可能になります。

TALKsmithについて詳しく知りたい方は、以下のサービス資料をご覧ください。
TALKsmithが3分でわかるサービス資料をみる

人事業務効率化の事例3選

人事業務の効率化は、ツールを導入するだけで実現できるものではありません。自社の課題に合わせた方法を選び、現場で運用を定着させることが重要です。ここでは、人事業務効率化に成功した企業の事例から、実務に活かせるポイントを紹介します。

1. 人事書類のペーパーレス化で業務時間を削減した事例

ある企業では、採用関連書類や労務手続きをすべて電子化し、ペーパーレス化を進めました。これまで郵送や手渡しで行っていた書類のやり取りを電子署名やオンライン申請に切り替えたことで、手続きにかかる時間を大幅に短縮することができました。

さらに、紙の書類を探す必要がなくなり、情報の検索性が向上しました。監査対応や社内確認もスムーズになり、業務全体の効率化につながっています。この事例のポイントは、単に紙をなくすだけではなく、業務フローそのものを見直し、電子化に適した形に再設計した点です。

2. 業務自動化ツールの導入で定型業務の工数を削減した事例

ある企業では、勤怠データの集計や給与計算の前処理などの定型業務を自動化ツールで効率化しました。これまで担当者が手作業で行っていた処理を自動化したことで、数時間かかっていた作業が数分で完了するようになり、毎月の業務工数を大きく削減することができました。

この取り組みでは、導入前に業務フローを整理し、業務マニュアルを整備して自動化の対象を明確にしたことが成功のポイントです。これにより、エラーや例外処理を最小限に抑え、安定した運用を実現しています。

3. アウトソーシングで人事担当者の負担を軽減した事例

別の企業では、給与計算や社会保険手続きなどの専門性の高い業務を外部の専門業者に委託しました。これにより、人事担当者は採用活動や人材育成など、より重要度の高い業務に時間を使えるようになりました。また、アウトソーシング先と定期的に情報共有を行い、進捗や課題を確認する体制を整えたことで、品質を維持しながら安定した運用を実現しています。

人事業務効率化を進める前に確認したいチェックポイント

人事業務の効率化を進める前に、以下のポイントを確認しておきましょう。これらが整理されていれば、効率化の取り組みをスムーズに進めやすくなります。

• 現状の業務フローを整理できている
• ROI（投資対効果）を試算している
• ツールの選定基準が明確になっている
• 運用体制・担当者が決まっている
• 効果測定と改善の仕組みがある

まずはこのチェックリストをもとに、自社の人事業務の状況を確認してみましょう。

まとめ

人事業務の効率化は、作業時間の削減だけでなく、組織全体の生産性や競争力の向上につながります。本記事では、効率化の具体的な施策、ツール選定のポイントまでを解説しました。まずは現状の業務を整理し、優先度の高い領域から改善を進めることが重要です。着実な改善を積み重ねることで、人事業務の効率化と組織の成長を実現していきましょう。

よくある質問

Q1. 人事業務はどこから効率化すべきですか？

まずは業務フローを整理し、作業量が多い業務やミスが発生しやすい業務から改善するのが効果的です。特に、勤怠管理や採用管理、書類管理などの定型業務は効率化の効果が出やすい領域です。

Q2. 人事業務の効率化にはどのような方法がありますか？

業務の標準化、ペーパーレス化、ツール導入、アウトソーシングなどの方法があります。自社の業務課題やリソースに合わせて、複数の施策を組み合わせて進めることが重要です。

Q3. 人事DXとは何ですか？

人事DXとは、クラウドシステムやAIなどのデジタル技術を活用して人事業務を改善する取り組みです。業務効率化だけでなく、人材データの活用や戦略的人事の実現にもつながります。