大阪発祥、全国へ。書類を「託す」インフラを担うストレージサービス

はじめに、貴社の事業内容について教えてください。

安藤様（以下、敬称略）：弊社は、企業のビジネス文書や伝票・図面などをお預かりする書類保管・管理を軸に、書類廃棄回収やトランクルームなどを手がけています。社内には運送部門もあり、お客さまからお預かりしたものを最後まで責任を持ってお返しする、あるいは安全に処分する、という考え方を大切にしています。

大阪・西日本エリアを中心に、全国で15,000社以上のお客さまとお付き合いしており、お預かりしている量では、累計で約200万箱です。大手の企業さまから地域に根ざした会計事務所まで、幅広くご利用いただいています。

どのような経緯から、IT活用を進めてこられたのでしょうか。

髙見様（以下、敬称略）：私は営業管理やシステムの窓口、一部の広報業務を担当しています。前職ではWebサイトの制作会社に勤務していたこともあり、今回の「TALKsmith」の導入といったIT活用を推進する役割です。

今回の取り組みは、もともと営業活動のオンライン化を検討する過程でスタートしました。本社を置く大阪・西日本エリアだけでなく、日本全国へ事業を展開するには、営業コストがボトルネックだったのです。営業人員による営業活動では、限られた時間で回れるエリアには限界がありますし、移動コストもかかります。

そこで営業コストの一部をインターネット広告やホームページの充実に振り向けたほうが、事業は伸びると考えました。弊社のお客さまは全国にいらっしゃいますし、大阪の企業でも決裁を持つ方は東京にいらっしゃることも少なくありません。こうした背景から、オンラインでの接点を増やしていく必要があると感じていたのです。

営業は回れる地域に限界。
毎回の繰り返し説明と、外注動画の修正コストが足かせに

オンライン接点を増やしていくにあたって、どのような狙いから動画を活用しようと考えたのでしょうか。

安藤：私たちが求めていたのは広告動画ではなく、説明動画です。つまり一方的に私たちをただ知っていただくのではなく、弊社の事業をより深く理解していただくための動画を作っていきたい、と考えていました。説明動画が充実していれば、お客さまからの問い合わせは減り、営業活動の手間も省くことができます。

また、スポットワークで働く方の受け入れにも説明動画を活用できないかと考えていました。弊社では、いわゆるスキマバイトサービスが登場する以前の15年前から、短期・単発で働く方々を受け入れてきました。

そのため、受け入れのフロー自体は整っていたのですが、どうしても現場に来てから口頭で説明するという対応自体は変わっていなかったのです。たとえば現場へ移動している間の時間などに説明動画を見ていただければ、互いに時間の節約になるのではと考えたのです。

自社で説明動画を用意する場合、どのような点が課題になっていましたか。

安藤：一番の課題は制作時間ですね。動画をゼロから制作するだけでも時間がかかってしまうのに、修正にもさらに時間がかかります。また、時勢や環境の変化によって動画内容をちょっと変える必要がでても、外注で制作する場合だと見積もりから始まり、打ち合わせを重ねることになるため、大した修正内容でなくても時間がかかってしまいます。

髙見：時間に加えて制作、修正コストも大きな負担です。動画1本あたり数万円から数十万円はかかりますし、かといって動画制作の経験がない社内で内製することは現実的ではありませんでした。

決め手は「分岐点のあるインタラクティブ動画」と、動画修正の手軽さ

「TALKsmith」をお知りになったきっかけをお聞かせください。

安藤：ホームページでいろいろ検索していたなかで見つけたのが「TALKsmith」でした。当初は単に動画制作ツールを探していたのですが、すでに動画コンテンツは、もう巷に溢れています。

一方で、分岐点を設定できるインタラクティブ動画には可能性を感じました。一つの動画が終わって、次の動画に移るときに分岐点を設けることで、視聴者が知りたい情報、見たい動画を提供することができます。

同じようなインタラクティブ動画を制作会社に依頼した場合、一般的な動画以上に手直しに時間がかかってしまうでしょう。その点、「TALKsmith」は動画の制作、修正が手軽なところに魅力を感じました。

他社との比較検討はされましたか。

安藤：他社は特に考えていませんでした。探してはいたのですが「これだ」というソリューションは他になく、ほぼ即決です。

髙見：サービスそのものの魅力はもちろん、弊社ではもともとカスタマーサポート的なチャットボットを入れていました。LOOV社の営業の方からインタラクティブ動画をチャットボット的にも活用でき、カバー範囲が広いとご提案いただきました。将来的にチャットボットまでうまく置き換えられれば、さらに費用対効果を高められると考え、導入を決定しました。

当初はWeb商談用。社内キャンペーン、サイト説明、
スポットワーカーへと活用が広がった

現在、さまざまなシーンで「TALKsmith」をご活用いただいています。どのような流れでご活用いただいたのでしょうか。

安藤：当初の目的は、お客さまとの商談前に送付する「アポ前動画」として活用する想定でしたが、その前にまず活用したのが、社内スタッフ向けのキャンペーン周知です。トランクルーム事業の現場で働くスタッフに、来店されたお客さまへのお願いやスマートフォンアプリ操作のご案内方法を説明する動画を制作しました。

トランクルームの管理人は、弊社のOBが務めていることが多く、スマートフォンやアプリ操作に不慣れなことも少なくありません。そこで口頭や紙ではなく、分かりやすいインタラクティブ動画で伝えることにしたのです。

髙見：社内スタッフ向けのキャンペーン周知にインタラクティブ動画を活用する取り組みがうまく軌道にのったところで、次の段階として、スポットワークで働く方への就業前の説明にインタラクティブ動画を活用していきました。

動画を制作するうえで、工夫されたことはありますか。

髙見：「TALKsmith」の「シナリオ生成AI」で一度シナリオを作成してから、自分で見せたい順番になるように動画を編集しています。特に分岐点や設問については、こだわって手直ししていますね。

また、デジタルヒューマン（AIアバター）の機能も活用しています。AIアバターは柔和な雰囲気で説明動画にマッチしており、お客さまに良い印象を与えると感じています。また視聴する方の年齢層や視聴シーン、動画との親和性などを考慮して再生速度を調整しています。ご高齢のスタッフ向けにはゆっくりめ、ビジネスパーソンであるお客さま向けの動画は、少し早めのプレゼンテーション速度に設定しています。

スポットワークの方向けの動画では、幅広い情報を盛り込んでいることが特徴です。ロッカーの場所やチェックインのQRコードをどこに置くかといった基本情報だけでなく、近くにあるコンビニの場所やトイレまでの案内など、より快適に働いていただくために工夫しています。

説明工数を1人約15分、月5〜6万円削減。
スポットワーカーの遅刻はゼロに、安心して迎えられる環境を実現

インタラクティブ動画の制作スピードやコストについて、どのように評価いただいていますか。

髙見：Webサイトの制作会社で働いていた頃の感覚では、もし今回のようなインタラクティブ動画をゼロから発注して制作するとなると、かなりの手間とコストがかかります。業者とのやり取りを含めても最低2ヶ月を要すると見込まれる動画を、7〜10営業日ほどのスケジュールで内製できている感覚です。特にAIシナリオや入力フォーム、AI要点の機能、自動でキャプションを入れられる機能などのおかげで、手軽に動画を制作できて正直びっくりしています。

スポットワークの方への業務説明にかかっていた工数は、どのくらい削減できていますか。

安藤： 概算ですが、現場に来ていただく方一人あたり15分ほどの説明時間を削減できていると思います。現場1箇所につき、1日に4人ほど来られるので、1日で1時間ほどは削減できているはずです。動画1本で、人件費に換算すると1日およそ3,000円、月で5〜6万円ほどの節約になる計算です。

髙見： 以前は「道に迷ったので遅れました」という方がたまにいらっしゃいました。ですが、今回制作した動画内で、道のりや目印までしっかりご案内するようにしてからは、遅刻が発生したケースは一度もありません。業務開始が遅れて仕事が進まなかったケースを防げていると考えれば、節約以上の成果が得られていると思います。

スマートフォンやアプリの操作に不慣れなスタッフや、スポットワークで働く方からの反応はいかがでしたか。

髙見：「わかりやすい」という声をいただいています。長い動画をただ流すのではなく、見たいものを一つずつ見られるのが良かったようです。視聴ログを確認すると、一度見たあとに何度か見返している方もいらっしゃるようで、やはり映像はわかりやすかったのかなと感じています。

以前にスポットワークで働く方向けにアンケートを取った際に、業務内容がよく分からないまま現場に来て、よく分からないまま仕事が進んで困った、という声もありました。インタラクティブ動画で働く前に業務内容を動画で説明するようになってからは、そうした仕事のミスマッチが起きていません。

安藤：スポットワークでは、実際に働いた方からの評価や口コミも、その後の募集に影響します。仕事内容だけでなく、道順や設備などの細かな情報まで事前に伝え、安心して働ける環境を整えることは、職場に対する印象の向上にもつながると考えています。今後も、働く方が安心して現場に入れる環境づくりを続けていきたいですね。

広がる活用シーン。動画とAIで「人に頼らない説明」に取り組んでいく

今後、「TALKsmith」をどのように活用していきたいとお考えですか。

髙見：すでにWebサイト上でサービス説明とWeb相談をお客さまにご案内する動画を制作、掲載しており、今後もお客さま向けの動画活用を進めていきたいですね。たとえばシステムの使い方や会員登録の仕方を伝えられればと考えています。

人がわざわざ対応しなくとも、お客さま自身でサービスの登録から利用までを進められる環境を整えていきたいです。

会社全体として、AIや動画の活用の展望についてお聞かせください。

安藤：弊社には運送部門もあり、その配車計画の策定にAIを活用しようとテストをしているところです。誰でもAIを使えるようになれば、入社から日が浅い社員でもすぐに仕事に取り組めるでしょう。

また動画についても、どんな会社かを伝えることに活用すれば、採用面でも成果につなげられます。今回の「TALKsmith」導入の取り組みをきっかけに、もっとAIと動画の活用には取り組んでいきたいですね。