人事業務を効率化する5つの方法と進め方5ステップ

人事業務の効率化が難しい3つの理由

人事業務の効率化がうまく進まないのは、担当者の工夫が足りないからではありません。人事という機能そのものに、業務量を減らしにくくする構造があります。

1. 制度や個人情報が絡み、業務を一律に減らせない

人事が扱う業務の多くは、法令や社内規程に紐づいています。労働時間の記録、社会保険の手続き、年末調整。これらは「今期は忙しいのでやめる」という判断ができません。法定の期限があり、扱う情報も個人情報や特定個人情報にあたるため、保管場所や閲覧権限にも制約がかかります。

法令や社内規程に紐づく業務では、効率化の方向はなくすことよりも「同じ結果を、少ない手間で出す形に置き換える」ことになります。年末調整をやめることはできませんが、紙の回収とExcelへの転記をシステム上の入力に置き換えることはできます。

2. 工数として数えられていない業務がある

人事の業務量を圧迫しているのに、業務一覧に載っていない仕事があります。制度についての問い合わせ対応と、社員や候補者への説明です。

「有給休暇の繰り越しはどうなりますか」「育休の申請はいつまでですか」といった質問は、1件あたりは数分で終わりますが、発生するタイミングを選べず、作業中に割り込んでくる性質があります。作業を中断して回答し、元の作業に戻るときに手順を思い出す時間まで含めると、実際に失われている時間は回答時間よりかなり長くなります。

それでもこうした対応は、発生するたびにその場で片付いてしまうため「業務」として棚卸しの対象になりにくく、削減の検討からも外れます。効率化の計画を立てても対象に入らず、この部分にかかる時間は減らないまま残ります。

3. 見直しに充てる時間が取れない

業務の見直しには、現状を書き出す時間、手段を比較する時間、関係者と合意する時間が必要です。人事の担当者はこの時間を確保しにくい立場にあります。

多くの企業で、人事は採用・労務・教育・制度運用を少人数で兼務しています。採用の選考が動いている時期は選考が優先され、給与計算の締めがあればそちらが優先されます。見直しは期限がないため、期限のある業務に押し出され続けます。

この構造を前提にすると、「まとまった時間を取って全体を見直す」という計画は成立しません。現実的なのは、業務の洗い出し、優先順位づけ、手段の決定というように工程を分け、週に30分など固定した時間で少しずつ進める形です。

人事業務を効率化する5つの方法

人事業務を効率化する手段は、大きく5つに整理できます。

1. 勤怠・給与・申請をシステムに任せる

ルールが明確で、毎月同じ形で発生する業務は、システムに置き換えると効果が出やすい領域です。勤怠の打刻集計、給与計算、各種申請の承認フローが代表例にあたります。

この領域の業務は、作業そのものよりも「差し戻しと確認」に時間がかかっています。申請書の記入漏れ、締め日を過ぎた提出、承認者が不在で止まったままの申請。システム化すると、入力必須のチェックや未処理の可視化、期限前の自動通知によって、この往復が減ります。

一方で、システムを入れても法改正への対応や例外処理の判断は残ります。導入によってゼロになる業務と、手間が軽くなるだけの業務を分けて見ておくと、導入後の期待値がずれません。

2. 人事情報の転記をなくす

同じ社員情報を、採用管理のシート、労務のシステム、給与のシステムにそれぞれ入力している状態は、多くの企業で起きています。

転記は作業時間がかかるだけでなく、更新漏れによる不整合を生みます。住所変更が労務側にだけ反映され、給与明細の送付先が古いままになる、といった形です。不整合が見つかると、どちらが正しいかを確認する作業が追加で発生します。

社員情報を1か所に集約し、他のシステムはそこを参照する形にすると、入力は1回で済みます。すべてを一度に統合するのが難しい場合は、二重入力が起きている箇所を洗い出し、発生頻度の高いものから連携させる進め方が現実的です。

3. 定型業務を外部に委託する

手順が決まっていて、判断がほとんど発生しない業務は、外部に委託する選択肢があります。給与計算、社会保険の手続き、入退社に伴う事務手続きなどが対象になりやすい業務です。委託が向いているのは、業務量の波が大きい領域です。繁忙期に合わせて人を採用すると閑散期に余剰が生まれますが、委託であれば量に応じた契約にできます。

判断が必要な業務や、自社の制度に踏み込む業務は委託しにくい領域です。委託範囲は「手順書を渡せば同じ結果になるか」を基準にすると切り分けられます。費用は、委託する範囲と従業員数で決まります。手続きの代行までを任せるのか、自社の制度の運用まで含めるのかで大きく変わるため、範囲を決めてから見積もりを取ってください。

委託先の選び方と費用の相場は、以下の記事で詳しく解説しています。
参考：【初心者向け】人事業務委託の費用相場と選び方｜おすすめサービス5選も解説

4. 業務フローを標準化する

同じ業務を担当者ごとに違うやり方で処理している状態では、システム化も委託も進みません。どの手順を自動化すればいいのかが決まらないためです。

標準化は、まず現在のやり方を1つに決めることから始めます。複数のやり方がある場合は、最も手戻りが少ないものを選び、それ以外を廃止します。決めた手順を文書にしておくと、担当者が変わったときの引き継ぎ時間も短くなります。

手順書は、制度改正や運用の変更があるたびに実態とずれていきます。更新されずに実際の運用と食い違った手順書は、誰も参照しなくなるため、作成時に、更新の担当者と見直しの頻度もあわせて決めておいてください。

5. やめる業務を決める

法令や規程に紐づかない業務であれば、やめる判断も成立します。効率化の検討では手段を足す方向に議論が向かいがちですが、廃止も手段の1つです。

対象になりやすいのは、目的が失われたまま続いている業務です。誰も見ていない集計表、形骸化した確認フロー、提出先が不明な報告書。これらは「以前からやっているから」という理由だけで継続されていることもあります。

やめる判断には関係者の合意が必要です。廃止する前に、その業務の結果を誰が使っているのかを確認してください。使っている人がいない、あるいは代替手段があると分かれば、廃止の提案は通ります。

業務効率化全般の考え方は、以下の記事でも整理しています。
参考：業務効率化のアイデア10選｜効率化すべき業務の判断基準から手順まで徹底解説

業務タイプ別に見る5つの手段の向き不向き

5つの手段は、業務のタイプごとに向き不向きがあります。自社の業務がどのタイプにあたるかを見て、手段を選んでください。

最後の行の説明業務だけは5つの手段に収まらないため、次章で別に扱います。

見落とされがちな説明業務を効率化する方法

効率化の手段を検討するとき、多くの企業で手つかずになるのが説明業務です。システム化の対象にも委託の対象にもなりにくく、担当者の口頭対応として残り続けます。

株式会社LOOVが企業の人事担当者470名に行った調査では、説明や情報提供にかける時間・手間について「非常に負担が大きい」が29.2%、「やや負担を感じる」が53.1%でした。同じ調査では、人によって説明した内容の伝わり方が変わると感じた経験について「よくある」が30.4%、「ときどきある」が58.7%という結果も出ています。制度を誤解したまま申請が出され、差し戻しと再説明が発生することもあるため、説明業務の負担は話している時間だけでは測れません。

参考：【調査レポート】人事の説明業務を効率化する方法を紹介｜8割が抱える「説明疲れ」の原因と解決策

誰に話しても同じ説明だけを動画にする

説明業務をすべて省こうとすると失敗します。相手の状況によって答えが変わる説明は、人が対応したほうが結果がよくなるためです。

置き換えやすいのは、誰に対しても内容が同じ説明です。就業規則の概要、福利厚生の申請手順、経費精算のルール、入社初日の流れ。これらは相手が変わっても話す内容がほとんど変わらないため、一度記録しておけば繰り返し使えます。

人が話したほうがよいのは、個別の事情が絡む説明です。評価結果のフィードバック、労務トラブルへの対応、本人の状況に応じた制度の適用可否。これらは相手の反応を見ながら言葉を選ぶ必要があり、あらかじめ用意した動画では対応できません。

切り分けの基準は「相手が誰でも同じことを話すか」です。この線引きをせずに一律で動画化すると、個別対応が必要な場面まで動画に任せることになり、かえって問い合わせが増えます。

知りたい項目から選べる構造にする

切り分けができたら、次は繰り返し使える形にします。ここで多くの企業がつまずくのが「資料を作ったのに読まれない」という問題です。

読まれない理由は、情報量と読み手の関心が合っていないことにあります。全社員向けのマニュアルは網羅的に書かれるため分量が多くなり、自分に関係する部分を探す手間が発生します。その手間を避けて、結局は人事に直接聞くほうが早いという判断になります。

対策は、相手が知りたい項目から入れる構造にすることです。項目を選ぶと該当する説明だけが表示される形にしておけば、読み手は自分に関係のない部分を読まずに済みます。

株式会社LOOVでも、制度の資料は整備されているのに入社者からの質問が減らないというご相談を伺ったことがあります。資料を確認すると、入社後1週間で必要な情報と半年後に必要になる情報が同じ文書に並んでいて、必要な情報を探しにくい構造になっていました。

この「相手が知りたい項目から入る」構造を動画で実現する手段として、株式会社LOOVではTALKsmithを提供しています。

人事業務の効率化ツールの選び方

手段が決まったら、次は具体的なツールの検討に入ります。ここで領域を絞らずに探し始めると、比較対象が多くなりすぎて決められなくなります。

領域別に見るツールでできること

自社の課題がどの領域にあるかを先に決めてから、その領域のツールを比べてください。複数領域をまとめて扱う統合型のサービスもありますが、統合型が常に有利とは限りません。既存のシステムで足りている領域まで入れ替えることになり、移行の負担が重くなります。

自社に合うツールを見極める3つの観点

1. 現在の業務量と規模に合っているか

従業員数によって必要な機能は変わります。少人数の企業が大規模向けの製品を入れると、使わない機能の設定に時間を取られるだけで終わりがちです。逆に規模の拡大が見えているなら、人数が増えたときに料金体系と機能が追従できるかを先に確認しておく必要があります。

2. 自社の運用に合わせられるか

人事制度は企業ごとに異なります。独自の休暇制度、複数の就業形態、部門ごとに違う承認ルート。こうした運用が製品の設定範囲で表現できるかは、資料だけでは判断できません。自社で実際に発生している例外パターンを3つほど挙げ、それが設定できるかを問い合わせてください。

3. 導入後に運用を回せる体制があるか

ツールは導入して終わりではありません。初期設定、社員への案内、問い合わせ対応、制度改正時の設定変更が継続して発生します。導入を担当する人と、その後の運用を担当する人を決めないまま進めると、設定が中途半端なまま使われなくなります。

選定前に確認したい制約

ツールの候補を絞る前に、社内の制約を確認します。選定を終えてから確認すると、差し戻しになります。

既存システムとの関係では、現在使っているシステムからデータを取り出せるか、新しいツールへ移行できるかを確認します。過去の勤怠データや給与データを移せない場合、一定期間は両方を参照する運用が必要になります。

社内審査では、情報システム部門のセキュリティ審査、法務による契約書の確認、稟議の手順と期間を把握しておきます。人事情報は個人情報にあたるため、他部門のツール導入より審査に時間がかかることがあります。審査に必要な資料はツールの提供元から取り寄せられるため、検討の初期に依頼しておくと後の手戻りを防げます。

人事領域のデジタル化を全体として進めるときの考え方は、以下の記事にまとめています。
参考：【事例あり】人事DX（HRDX）とは？3つの質問でわかる着手フェーズと進め方

人事業務の効率化を進める5つのステップ

ここからは、実際に効率化を進める手順を解説します。

ステップ1. 業務を洗い出す

最初にやることは、現在発生している業務を書き出すことです。この作業を飛ばして手段の検討から入ると、見えている業務だけが対象になり、負担の大きい部分が残ります。

書き出すのは、業務名・発生頻度・1回あたりの所要時間・担当者・例外の発生割合の5項目です。所要時間は正確である必要はなく、10分単位の概算で構いません。例外の発生割合は、次のステップで手段を選ぶときと、試す範囲を決めるときに使います。目的は正確な計測ではなく、比較できる状態を作ることにあります。

漏れやすいのは、割り込みで発生する業務です。問い合わせ対応、催促の連絡、差し戻しの確認は、定期的に発生しないため業務一覧から抜けます。1週間だけ、対応した件数とおおよその所要時間をメモに残してください。件数×1件あたりの時間で週あたりの量が概算でき、4倍すれば月の目安になります。

ステップ2. 優先順位を決めて対象を絞る

洗い出した業務すべてに着手することはできません。次の2つの軸で優先順位をつけます。

1つ目は、削減できる時間の大きさです。「1回あたりの所要時間 × 発生頻度」で計算し、年間で見たときの合計が大きいものを上位に置きます。月1回30分の業務より、週3回20分の業務のほうが年間の合計は大きくなります。

もう1つは、着手のしやすさです。関係する部門が少なく、制度変更を伴わない業務は早く進みます。逆に、評価制度そのものの見直しを含む業務は合意に時間がかかります。

最初の対象は、時間削減が大きく、かつ着手しやすいものから選んでください。最初の1件で成果が出ると、次の提案が通りやすくなります。

ステップ3. 手段を決める

対象が決まったら、システム化・情報の集約・外部委託・標準化・廃止のどれを使うかを決めます。どのタイプにどの手段が向くかは、前掲の対応表を参照してください。

手段を決めたら、関係者との合意に進みます。ここで必要なのは、現状の負担と、変更後にどうなるかを数字で示すことです。「年末調整の書類回収と督促に毎年40時間かかっている」「システム化すると回収と督促の作業がなくなる」という形で、削減対象を具体的に示します。

合意を取る相手には、業務の担当者だけでなく、その業務の結果を使っている部門も含めてください。

ステップ4. 小さく試す

決めた手段をいきなり全社に展開すると、運用に乗らなかったときの手戻りが大きくなります。一部の部門や業務に限定して試してください。試す期間は、その業務が1周する長さに合わせます。月次の業務であれば1か月、年次の業務であれば該当する工程が終わるまでです。1周させないと、月末や締め日に発生する例外処理が見えません。

運用に乗らずに元のやり方へ戻る原因は、現場で入力されない、例外処理が想定より多い、設定に触れる人が1人に偏る、の3つです。試している間はこの3点まで見ておきます。

ステップ5. 削減できた時間を社内に共有する

最後のステップは、結果を測って共有することです。このステップを省くと、次の取り組みに進むための材料が残りません。測るのは、ステップ1で記録した所要時間との差分です。「年末調整の書類回収と督促が年40時間から6時間になった」のように、ステップ1と同じ業務・同じ母数で比べます。

共有するときは、削減した時間の数字だけでなく、その時間を何に回せるようになったかまで添えます。「年34時間分を候補者との面談日程の調整に回せた」と用途まで示すほうが、経営層にも協力した部門にも、次の取り組みを判断する材料として伝わります。

まとめ

人事業務の効率化が進みにくいのは、制度と個人情報に紐づく業務が多く、一律に削減できないためです。加えて、問い合わせ対応や説明業務のように工数として数えられていない仕事が負担を押し上げています。

手段は、システム化・情報の集約・外部委託・標準化・廃止の5つです。どれか1つを選ぶのではなく、業務のタイプごとに使い分けてください。

ツールを検討するときは、自社の課題がどの領域にあるかを決めてから、その領域の製品を比べてください。既存システムからのデータ移行と社内審査は、候補を絞る前に確認しておくと差し戻しを避けられます。

進め方は、業務の洗い出しから始めて優先順位をつけ、対象を絞り、小さく試してから広げる順序です。最後に削減できた時間を測って共有すると、次の取り組みへつながります。

よくある質問

Q1. 情報システム部や経理部とは、どう役割を分ければよいですか？

業務の主体がどこにあるかで分けます。人事が決めるのは、どの業務をどう変えるかという運用の設計です。情報システム部門は、セキュリティ要件の確認、既存システムとの接続、アカウント管理を担います。経理部門とは、給与計算や経費精算のようにデータが連携する領域で、締め日や勘定科目の扱いをすり合わせます。

進め方としては、人事側で対象業務と手段を決めたうえで、早い段階で両部門に相談してください。

Q2. 見直しの担当は誰に任せるべきですか？

その業務を実際に回している担当者を中心に置いてください。手順の細部や例外処理を把握しているのは実務担当者であり、そこが抜けると実態と合わない計画になります。

一方で、廃止や制度変更を伴う判断は担当者だけでは決められません。実務担当者が案を作り、責任者が判断する形に分けると進めやすくなります。

Q3. 繁忙期に着手しても問題ありませんか？

洗い出しまでは繁忙期でも進められます。むしろ業務が多く発生している時期のほうが、実際の所要時間や割り込みの量を正確に記録できます。

ただし、システムの導入や運用の切り替えは繁忙期を避けてください。設定と検証の時間が取れず、確認が不十分なまま本番を迎えることになります。給与計算や年末調整の時期と重ならない月を選び、そこから逆算して検討を進める形が安全です。

Q4. 個人情報を扱う業務も外部に委託できますか？

委託自体は可能です。給与計算や社会保険手続きのように個人情報を扱う業務は、実際に多くの企業が外部に委託しています。

その際は、個人情報保護法で定められた委託先の監督責任が自社に残る点を押さえておく必要があります。委託先の安全管理体制の確認、契約書での取り扱い範囲の明記、再委託の可否の取り決めが必要です。具体的な要件は個人情報保護委員会のガイドラインに示されているため、契約前に法務部門とすり合わせてください。

参照：個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）

Q5. 制度改正対応の負担は減らせますか？

改正そのものをなくすことはできませんが、改正のたびに触る箇所を減らすことはできます。

方法は3つあります。1つ目は社員情報を1か所にまとめておくことで、改正で記録項目が増えたときに直す場所が1か所で済みます。2つ目は手順書の更新担当と頻度を決めておくことで、改正のたびに手順を作り直す作業がなくなります。3つ目は、法改正への対応を提供元が行うツールを選ぶことです。改正時の対応方針は製品によって違うため、選定の段階で「過去の改正でどこまで提供側が対応したか」を確認してください。

Q6. 業務の見直しに使える補助金や助成金はありますか？

業務のデジタル化に使える制度として、中小企業を対象としたIT導入補助金があります。対象となるツールや補助率は年度ごとに変わり、事前に登録された製品でなければ対象外となる点に注意してください。
また、雇用や人材開発に関わる取り組みには厚生労働省の助成金が用意されている場合があります。いずれも公募期間と申請要件が毎年更新されるため、検討時点で公式サイトの最新情報をご確認ください。

参照：IT導入補助金